[Translated article] Designing a patient onboarding in a multidisciplinary severe asthma unit

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To design the patient onboarding in a multidisciplinary severe asthma unit, according to the needs identified by patients and professionals in the unit. Qualitative study using the human-centred design conducted between November 2022 and February 2023. Patients and professionals from the severe asthma unit and experts in the methodology participated. Three workshops were held. In the first, we elaborated the patient experience map, identifying positive aspects and needs. Possible solutions were devised. In the second, we selected the solutions described in a previous project applicable to onboarding and determined the key moments. In the third, we finalised the definition of the key moments, the professionals in charge in each step and the tools to be incorporated. Finally, in short sessions (sprints) we developed the necessary material and infographics. We identified the main needs of patients (better control of the disease and autonomy in care, two-way conversation with professionals and receiving coordinated and personalised care) and professionals (defining, structuring, unifying and adapting the information provided to patients and managing to maintain open conversations with them). We determined that onboarding should establish a controlled welcome to the severe asthma unit, which is identifiable by patients, promotes the patient-professional relationship and the learning, use and functioning of the severe asthma unit. Previously devised solutions applicable to onboarding, such as the landing kit or the patient diary, were selected. We established the key moments of onboarding (identification consultation, initial consultation, onboarding consultation and complementary consultations), the professionals involved and the necessary information, material and infographics. Finally, we developed the design, structure and final content of the necessary tools, such as the patient diary or the asthma infographic. This work has allowed us to design, structure and standardise the onboarding, providing an environment that facilitates self-care and open, empathetic, two-way conversation between patients and professionals, according with the key needs expressed by both. These findings may be useful for other multidisciplinary care units. Diseñar la acogida del paciente en una unidad multidisciplinar de asma grave, de acuerdo con las necesidades identificadas por pacientes y profesionales de la unidad. Estudio cualitativo, empleando un diseño centrado en las personas, realizado entre noviembre de 2022 y febrero de 2023. Participaron pacientes y profesionales de la unidad y expertos en la metodología. Se realizaron 3 talleres: en el primero, se elaboró el mapa de experiencia del paciente, identificando aspectos positivos y necesidades, y se idearon posibles soluciones. En el segundo, se seleccionaron las soluciones descritas en un proyecto anterior aplicables a la acogida del paciente y se determinaron los momentos clave. En el tercero, se finalizó la definición de los momentos clave, los profesionales responsables y las herramientas que debe incorporar. Por último, en sesiones cortas ( sprints ) se desarrollaron el material y las infografías necesarias. Se identificaron las principales necesidades de los pacientes (mejor control de la enfermedad y autonomía en los cuidados, conversación bidireccional con los profesionales y recibir una atención coordinada y personalizada) y de los profesionales (definir, estructurar, unificar y adecuar la información proporcionada a los pacientes y lograr mantener conversaciones abiertas con ellos). Se determinó que se debía establecer una acogida controlada a la unidad, identificable por los pacientes, y que promueva la relación paciente-profesional y el aprendizaje, uso y funcionamiento de la unidad. Se seleccionaron las soluciones previamente ideadas aplicables a la acogida del paciente, como el kit de aterrizaje o el diario del paciente. Se establecieron los momentos clave de la acogida del paciente (consulta de identificación, consulta de inicio, consulta de incorporación y consultas complementarias), los profesionales involucrados y la información y material necesario. Finalmente, se desarrollaron el diseño, la estructura y el contenido final de las herramientas necesarias, tales como el propio diario del paciente o la infografía sobre el asma. Este trabajo nos ha permitido diseñar, estructurar y estandarizar la acogida del paciente, proporcionando un entorno que facilita el autocuidado y la conversación abierta, empática y bidireccional entre pacientes y profesionales, de acuerdo con las necesidades clave expresadas por ambos. Estos hallazgos pueden ser útiles para otras unidades multidisciplinares.

Ce résumé expose les affirmations des auteurs. BNTIC ne l’interprète pas comme une validation indépendante des résultats.